ניהול זמן - האם זה באמת מה שאתם עושים בעסק?

אם אתם מרגישים שיש לכם עומס של משימות בעסק והייתם רוצים להצליח להספיק את כל מה שחשוב לכם, אבל גם את מה שאתם חייבים לעשות כבעלי עסק, תקדישו כמה דק' לקריאת המאמר הזה.

---

עוד לפני שנתחיל לרדת לעניין של ניהול זמן ומה בדיוק מנהלים, חשוב קודם להבין את הרעיון שעומד מאחורי הזמן.

מה זה זמן?

שאלה כביכול מאוד טריוויאלית, ובכל זאת, נסו אתם לענות על ההגדרה של זמן בלי להשתמש במילה "זמן" בתוך ההגדרה.

אם תחפשו ברחבי המרשתת, תוכלו למצוא הגדרות שמתארות את הזמן על-ידי השאלת מונחים נוספים כגון "מציאות" ו"תנועה".

אחד יתאר זאת כך: "מֶשך רָצוּף של המציאוּת (דַקות, שָעות, יָמים, שָנים וכד')"[1]

השני יתאר זאת קצת אחרת: "הזמן זורם מרגע לרגע, מאירוע לאירוע והוא השינוי שאנו רואים סביבנו"[2]

הפילוסוף והתיאולוג הנוצרי אוגיסטינוס[3], התייחס לשאלה הזו בספרו "וידויים" באופן הבא: "מהו זמן? אם לא ישאלני איש, הריני יודע; אבל אם אשתוקק להסבירו לשואל, יתגלה בעליל שאיני יודע."

לפי המדענים המודרניים, הזמן הוא בכלל ממד רביעי, בנוסף לשלושת הממדים המוכרים: אורך, רוחב ועומק. הוא קשור במונחיו בקשר הדוק למושג המרחב ונמדד על-ידי תנועה, כי בלעדיהם, הוא פשוט לא קיים. אפשר להגיד שזו מעין הגדרה, אבל עד היום, לא באמת הצלחנו לנסח הגדרה מדויקת של התופעה שאנו קוראים לה "זמן".

מצד אחד אנחנו יודעים שהזמן הוא דבר עיקרי בחיינו ואיך שאנחנו מתנהלים ביומיום, אבל יחד עם זאת, הוא רק תפיסה שלנו, שבאה לעזור לנו לארגן את חיינו באופן מסודר.

ועכשיו, כשברור לנו שהזמן הוא מונח חמקמק שלא באמת ניתן לנהל, אפשר לגשת לעיקרי הדברים של ניהול הזמן, או אם נדייק – ניהול המשימות שלנו, במהלך הזמן שעובר.

הזמן, כמו שאנחנו מכירים אותו היום, נמדד בשנים, חודשים, ימים, שעות, דקות ושניות (אם נוציא לרגע את ההתייחסות למדידות הביניים כגון אלפיות השנייה). בצורה הזאת, קל לנו לתפוס את מונח הזמן בסביבה שלנו ולנהל את מה שאנחנו עושים בזמנים הללו.

חלוקת הפעילות העסקית

כבעלי עסקים, המשימות במהלך היממה הן רבות ונוגעות באספקטים מגוונים, כגון: שיווק השירותים בעסק, מכירות, שירות לקוחות, שימור לקוחות, פיתוח רעיונות ושירותים עסקיים חדשים, תכנון אסטרטגי (כי לא פחות חשוב לוודא שהעסק מתקדם בהווה אל הכיוון העתידי הרצוי של העסק) ועוד. אם נוסיף לזה גם את המשימות שאינן קשורות בעסק עצמו, כגון: אכילה, שינה, פעילות ספורטיבית, בילוי עם חברים, קיום פעילות מינית, שחרור פעילות מעיים, ולהורים שבינינו – עוד כטריליון משימות אל מול השגרה של הילדים, נראה שכמות המשימות שיש להספיק במהלך 24 שעות, אינה כל-כך ישימה לכל בן אנוש שהוא. ובכל זאת, לכך אנחנו נדרשים בזמנים של היום.

“מהו זמן? אם לא ישאלני איש, הריני יודע; אבל אם אשתוקק להסבירו לשואל, יתגלה בעליל שאיני יודע.”

כתלמידי תואר הנדסת תעשייה וניהול, לימדו אותנו היטב את מהות הניהול היעיל (אפקטיבי) של פרויקט. במשפט אחד – כל עוד תכננת את ההתחלה, האמצע והסוף של הפרויקט, מצאת את הנתיב הקריטי[4] והכנסת את הפערים המשוערים שיכולים להתרחש בפעילויות השונות ובחיבורים שלהן, תוכל לנהל באופן יעיל את הפרויקט עם ההתקדמות של הפעילויות השונות. אבל איך מנהלים "פרויקט" של שגרה? התנהלות יומיומית חוזרת ולפעמים גם שוחקת של ניהול עסק?

לא כל דבר שמנהלים בעסק מוגדר כ"פרויקט" (עם התחלה, אמצע וסוף) ולכן ההסתכלות על ניהול המשימות היומיומיות שלנו בעסק צריכה לקבל זווית קצת שונה והתנהלות אחרת.

ישנו ניסוי מפורסם הנקרא "האבנים הגדולות", שבו הנסיין מכניס, כל פעם בסדר שונה, אבנים גדולות, חצץ וחול, כדי למלא מיכל באופן האופטימלי. הניסוי מוכיח כי הדרך היחידה להכניס את כל האבנים הגדולות לתוך המיכל, היא אך ורק אם נכניס אותן עוד לפני החצץ והחול. זו האנלוגיה לסידור לוח הזמנים שלנו – אם לא נכניס ללוח הזמנים שלנו, דבר ראשון, את הדברים החשובים לנו (האבנים הגדולות), לעולם לא נצליח להכניס את כולם, אחרי שלוח הזמנים יתמלא גם בדברים דחופים ומשימות אוכלות זמן אחרות.

ארבעה רבעים

סטיבן קובי, כתב בספרו "שבעת ההרגלים של אנשים אפקטיביים במיוחד" כי הידיעה הברורה של מה באמת חשוב לנו, משנה את חיינו בתכלית השינוי. יכול להיות שנהיה עסוקים מאוד ונעשה כל משימה ביעילות גבוהה, אבל כל עוד לא נכניס ללוח הזמנים שלנו את הדברים החשובים לנו באמת ונראה לנגד עינינו מלכתחילה את הסוף שאליו אנחנו רוצים להגיע, לא נוכל להיות אפקטיביים באמת. הוא מוסיף, כי כאשר ברור לנו מה סדר הקדימויות שלנו (ההבנה שלנו מה הן האבנים הגדולות עבורנו ומה הקטנות יותר), בהתאם ליעדים שהיינו רוצים להשיג, קל לנו יותר לנהל את המשימות היומיומיות בכיוון של הדברים החשובים לנו באמת, ופחות הדברים הדחופים שנכנסים לחיינו כל הזמן, בין אם נרצה ובין אם לאו.

חשוב ודחוף - כאן עוסקים ב"כיבוי שריפות". משברים שדורשים טיפול מידי. הפעילויות תמיד מחייבות עמידה בלוח הזמנים. הרבה פעמים מגיעים לרביע הזה מתוך חוסר פעולות קודמות של תכנון ומניעה (בניגוד לרביע משמאל).

לדוגמה: הכנת הדו"ח השנתי למס ההכנסה ברגע האחרון.

חשוב ולא דחוף – כאן האיכות והמנהיגות האישית מגיעים לידי ביטוי, כשעוסקים בפעילויות של תכנון לטווח ארוך, צפיית בעיות ופעולות למניעתן. כאן זו ההתחלה להכניס את ה"אבנים הגדולות" ללוח הזמנים לפי התיעדוף שלנו, כדי לגרום לדברים שאנחנו מכוונים אליהם, לקרות.

לדוגמה: השקעת הזמן בתכנון אסטרטגי לעסק לשנה הקרובה.

לא חשוב ודחוף – כאן עוסקים בפעילויות שחשובות לאנשים אחרים. פעילויות שהן לא בתיעדוף שלנו, אבל אנשים אחרים מכניסים אותן ללוח הזמנים שלנו, כי להם זה חשוב, ואז נראה לנו כי הן בגדר דחוף.

לדוגמה: כשעוצרים הכל כדי לענות לליד שרוצה להתעניין (לא מצב חירום)

לא חשוב ולא דחוף – כאן עוסקים בבזבוז זמן. לרביע הזה אנחנו בורחים כל פעם שאנחנו פועלים בלי הקשר לתכנית ובלי הקשר ליעדים.

לדוגמה: שיטוט ברשתות החברתיות ללא מטרה ברורה (כי בדיוק עלה סרטון מצחיק שאחר-כך העלה פוסט בנושא שלא קשור בכלל לעסק, אבל זה היה מרתק וכו').

ככל שנעביר חלק גדול יותר מהפעילות העסקית שלנו אל הרביע של ה"חשוב ולא דחוף", בעזרת תכנון אסטרטגי והתכוננות מראש לבלתי צפוי עד כמה שניתן, היומן שלנו יתמלא פחות ופחות בפעילויות משלושת הרבעונים האחרים. לכן תכנית אסטרטגית מעודכנת לעסק, היא דבר הכרחי לכל עסק שרוצה לפעול נכון.

בין אם עדיין לא בניתם תכנית אסטרטגית ובין אם בניתם אבל הפעילות העסקית שלכם אינה משקפת את התכנית – לכו לעשות/לחדש תכנית אסטרטגית לעסק שתניב גם את האסטרטגיה השיווקית וכל הפעילות העסקית שתיגזר ממנה.

מומלץ להיעזר במומחיות שלי, או באיש מקצוע אחר בעל ניסיון שיוביל אתכם בתהליך של בניית האסטרטגיה העסקית והשיווקית, אך אם אתם בכל זאת בוחרים לעשות אותה בעצמכם, זה הטיפ בשבילכם...

טיפ ליישום

הדברים שחשוב לקחת בחשבון בבניית תכנית אסטרטגית לעסק קטן:

• תמצאו את נקודות החיבור בין החזון האישי שלכם לחזון העסקי שיש לכם לעסק

• תעלו את כל התכונות והמשאבים האישיים שיש לכם שאותם תוכלו לרתום לטובת העסק ותדייקו איך זה יבוא לידי ביטוי

• נתחו את החוזקות, החולשות, ההזדמנויות והאיומים, פעם על העסק ופעם שניה עליכם

• תבינו לעומק מה ההגדרה שלכם להצלחה, כדי שתוכלו לבנות לעסק יעדים שראויים בעיניכם ולגזור מהם את הפעולות העסקיות והשיווקיות להשגת אותם היעדים

• כשאתם מחליטים מה המטרות העסקיות שלכם בכל אחד מהתחומים העסקיים, תוודאו שכל מטרה היא מטרה חכ"מה (חיובית, כנה, מאתגרת והוליסטית)

בהצלחה!

מקורות והערות:

[1] לקוח מתוך מילון אבניאון [לחזרה לקריאה במאמר]

[2] לקוח מתוך המאמר של אלון הלפרין "מהו זמן?" [לחזרה לקריאה במאמר]

[3] אורליוס אוגוסטינוס (לטינית: Aurelius Augustinus‏) חי בין השנים 354 ו-430. הוא היה פילוסוף ותאולוג נוצרי, מאבות הכנסייה הלטיניים ואחד האישים המשפיעים ביותר על הנצרות המערבית לדורותיה. אוגוסטינוס הוכרז כקדוש וכדוקטור של הכנסייה הקתולית (מתוך ויקיפדיה) [לחזרה לקריאה במאמר]

[4] מושג מתוך עולם ניהול הפרויקטים המתאר את הרכב הפעילויות התלויות בזמנים אחת של השנייה וכל שינוי בתאריכים שלהן ישפיע על מועד סיום הפרויקט כולו [לחזרה לקריאה במאמר]